Podria haver dit ‘gestió de proveïdors’, però no he fet perquè amb ‘vendor management’ em venen moltes més coses al cap.
Li pregunto al ChatGPT en català:
El ‘vendor management’ és un procés que implica la gestió i supervisió de proveïdors externs per a una empresa o organització. Això inclou la selecció de proveïdors, la negociació de contractes, el monitoratge de l’exercici, la gestió de les relacions i la resolució de problemes. L’objectiu del ‘vendor management’ és assegurar que els proveïdors proporcionin productes o serveis de qualitat a un preu competitiu i que compleixin amb les expectatives de l’empresa en termes de terminis, disponibilitat i seguretat.
No, preguntant-ho en català no diu pas què em ve al cap en sentir ‘vendor management’. Ho pregunto en anglès:
Vendor management is the process of overseeing and coordinating activities related to the procurement of goods and services from external suppliers or vendors. It involves establishing and maintaining relationships with vendors, monitoring performance, managing contracts, and ensuring that vendors deliver high-quality products and services at a reasonable cost, in accordance with the terms of the agreement. The objective of vendor management is to minimize risk and maximize the value that is obtained from vendor relationships.
No té res a veure.
En català, la cosa va de “les tres B”: Bo, Bonic i Barat.
En anglès, va d’aconseguir valor i minimitzar risc. No parlen de preus competitius, sinó raonables. Per aconseguir que passi cal saber què tens i què vols.
Fins aquí un tema sobre el qual tenia ganes d’escriure: la gent que fa befa d’usar paraules en anglès per a tecnologia i economia: Ja us ho fareu.
Però, en realitat, l’objectiu d’aquest apunt de blog és compartir la meva experiència sobre per què passen casos com els trens Renfe de Cantàbria i Astúries, que no passaran pels túnels d’Adif que eren de Feve. L’arrel del problema és en la falta de ‘vendor management’ a la majoria de governs, siguin del color que siguin.
Els motius no són fàcils de resumir, però ho provaré:
- Les ànsies del curtterminisme polític;
- no saber què tens;
- no saber que no saps què tens;
- vols “fer coses” que sonin bé.
‘Disclaimer’
Vull parlar de ‘vendor mangement’ i no de política. Per a evitar biaixos i prejudicis, abans de tot he d’aclarir que no soc polític, sinó tècnic.
El meu pas per política fou perquè el Menéame estava embossat i calia gent nova que, potser, el desembossaria. Pensava que calia fer prou coses noves al Menéame i que jo ho tenia molt difícil.
Aquesta era la situació quan m’oferiren la direcció general tecnològica del Govern de les Illes Balears. La meva anàlisi fou avaluar quantes coses d’impacte, per a la societat, podria fer mitjançant el Menéame i quantes a través de la direcció tecnològica d’un govern regional. Em va semblar que guanyava el govern.
A més, havia passat molts anys criticant les polítiques digitals dels governs i ara tenia l’oportunitat de fer-les jo. Si hi renunciava les meves crítiques mai més no tindrien cap credibilitat.
A partir de l’any següent –el 2016– vaig aprendre per què algunes de les meves crítiques anteriors eren poc útils perquè no sabia on eren els problemes i obstacles reals dins un govern. Ara que les sé crec que les he de compartir quan hi ha casos sonats. El de Cantàbria ho és.
En realitat, fou una bona experiència aprendre com funcionen organitzacions grosses i fortament polititzades. Entre això i veure per què s’encalla un projecte tan rellevant com Menéame, ara col·lecciono prou coses útils per a compartir i aplicar a nous projectes; a veure si tots plegats entrenem patrons cada cop més extensos i exactes per a gestionar millor el nostre futur. Aquest és el meu motiu per parlar-ne en públic.
Els trens de Renfe a Cantàbria
Parteixo de la base que a la majoria d’institucions hi ha un ‘vendor managment’ molt deficient. L’error més gros, de fons, és comprar sense saber què tens. Quan passa, gestiones el preu i l’execució fora de la realitat.
Quan el govern de l’estat decideix comprar trens per Cantàbria és Renfe qui ho ha de fer. Cal un munt de paperassa amb detalls tècnics i econòmics. Pels tècnics van aquí:
Orden FOM/1630/2015, de 14 de julio, por la que se aprueba la “Instrucción ferroviaria de gálibos”.
Qualsevol que conegui l’administració, sap quan alta és la preocupació dels alts funcionaris per a fer memòries i plecs impecables. Quan es tracta de quelcom nou per a ells, la primera pregunta sol fer si algú altre ho ha fet abans. Si el troben demanen com ho han fet per a copiar-ho.
Així, València possiblement té un projecte IoT gairebé idèntic al de les Illes Balears perquè nosaltres vàrem ser els primers. Els hi va agradar i ens preguntaren com ho havíem fet –el director general valencià homòleg del moment em deia “pots contar que l’hem copiat”, i per això ara ho dic 😅
En el cas de Renfe, que la documentació tècnica estigui basada en un BOE és un valor encara més segur que just copiar-ho d’algú altre que ho hagi fet.
¿Calia un estudi addicional de camp per a saber si l’ordre al BOE estava bé? No fos que després els trens no passessin pels túnels. Ara és molt fàcil dir-ho, però no és així com pensen, d’entrada, la majoria d’alts funcionaris. Tampoc no puc criticar-los: imagineu un funcionari no respectant una ordre publicada al BOE i sobre un projecte que implica de seguretat. És impensable. En realitat, cal que sigui així. Si l’ordre és errònia o incompleta, que els polítics electes en facin una altra. Amb l’ajuda dels alts funcionaris, clar, però ells no hi són per a prendre decisions polítiques.
La ministra de transports diu que cessarà gent, i ha demanat una auditoria per a saber qui. Jo he comprat crispetes.
Cessarà funcionaris que han respectat el BOE?
Cessarà càrrecs de confiança?
Li haurien d’haver dit que se n’oblidés, dels trens de Cantàbria i Astúries? Sí, perquè caldrà revisar l’ordre del BOE, publicat per un govern del PP, i el tràmit són anys d’estudis tècnics. No hi haurà trens pel seu mandat, ministra.
Tiro de navalla d’Occam: els alts càrrecs varen dir “sí, ministra”, els alts funcionaris varen dir “sí, alt càrrec”, i varen anar a cercar el BOE. Cap d’ells no sabia que l’ordre del BOE és defectuosa, perquè no saben què tenen. Si no saps què tens, compres malament. A Renfe i a casa. El venedor és qui sol sortir guanyant, i per això es parla de ‘vendor management’ encara que, en realitat, passa que no saps que tens. O encara pitjor: el problema ets tu no sabent que no saps què tens.
CAF, el guanyador del concurs, sí que va saber què hi havia a les infraestructures ferroviàries de Cantàbria. Un cop adjudicades les obres va avisar del cas dels túnels petits. Ves-te’n a saber com va passar, perquè no conec el negoci ferroviari. Potser algú d’operacions, que són els que preparen els elements perquè no hi hagi cap obstacle a l’hora d’executar?
Mai no compraràs bé, si el proveïdor sap més que tu del teu negoci –tampoc mai no vendràs bé si no saps del teu negoci més que els teus clients, però avui no toca aquest tema.
Per molt barat que compris sempre serà car. És igual la planificació i l’excel·lència pel que fa als terminis de lliurament, que ho hauràs de guardar a una nau remota on acabarà ple de pols, arnes, fongs i rovell. Us sonen casos així a l’administració? Tots varen començar no sabent què tenien. El de Cantàbria ha saltat perquè l’any 2023 és electoral.
Ara és un bon moment per a rellegir ‘vendor management’, segons ChatGPT, en anglès i català. És en anglès, que llegireu que consisteix a minimitzar risc i maximitzar valor, una cosa dificilíssima sense saber què tens.
Casos i coses
Acabo l’apunt explicant casos sobre el difícil que era gestionar el ‘vendor management’ a un govern.
El primer fou desembre de 2015. Feia no res que havíem arribat. Un dels primers llums vermells fou que estàvem a punt de perdre una milionada, en fons estatutaris estatals, si no acabàvem la instal·lació d’una xarxa governamental que donava cobertura a totes les institucions de Menorca. Vaig contar els detalls a l’apunt La insularitat del gener de 2016. El resum és que el govern de l’estat no estava gens interessat en saber què teníem a Menorca. Tant era així que ens parlaven del “Cabildo de Menorca”. No, no en tenim, de cabildos a les Illes Balears; són a les canàries.
A Cantàbria ha passat que no sabien que tenien els túnels de la Feve i a Menorca passava que no sabien que és molt difícil asfaltar, i que per això les obres s’havien allargat.
Aquest cas fou al començament de la legislatura. N’hi ha dos més rellevants, però a final de legislatura, i encara més relacionats amb el ‘vendor management’:
A la nostra direcció general de desenvolupament tecnològic estàvem raonablement contents de com portàvem les compres de tecnologia digital al Govern de les Illes Balears. Sovint ho explicava a homòlegs quan ens trobàvem, perquè era recurrent que contessin el Cafarnaüm digital que la majoria havia de gestionar.
Teníem –i suposo que encara existeix– la Comissió d’Informàtica, que era obligatòria a l’hora de comprar res digital. Rebíem els projectes i revisàvem si les especificacions tècniques eren compatibles amb el que tenim –infraestructures de dades, de producció, xarxa, seguretat, etc. Si no eren compatibles –com el túnel i els trens– no ho aprovàvem i no podien comprar-ho.
Passa que un govern és una organització que té tants CEO com directors generals, cosa que feia que hi hagués moltes visions –a més de diverses concentracions de testosterona. A més, érem tres partits. Sempre n’hi havia algun que intentava botar-se la Comissió d’Informàtica.
Un mètode habitual era comprar coses a través d’empreses públiques que, per llei, no estaven subjectes a la Comissió. Era freqüent que mesos després ens demanessin una reunió per a dir-nos que nosaltres érem els informàtics i que ens havíem de fer càrrec del seu bolet. O si no, quina decepció de DGTIC. Per a què tants informàtics i aquest datacenter nou, si no podeu posar-hi aquest servidor que vàrem comprar per a obrir la barrera d’un aparcament?
No, perquè no tenim ningú que sàpiga com funciona, i si falla voldreu que us ho resolguem immediatament; no, perquè no tenim ningú per a vigilar la seguretat d’aquest software, i a través d’una barrera –situada físicament al carrer– ens podrien entrar a la cuina; no, perquè el software que heu comprat no entra dins les eines que tenim per a mantenir-lo a la darrera versió, segur ni estable i és la nostra feina, que ens reclamareu. No. Haver passat la Comissió d’Informàtica.
(quants cops ha sortit la paraula ‘tenim‘?)
S’enfadaven, i jo deia que no era allà per a fer amics. Els amics fan política i els tècnics fem polítiques. Els hi deia que els polítics i la tecnologia em recordaven gossos perseguint cotxes: no sabrien què fer-ne, si algun dia s’aturés i l’humà baixés per a cedir-los-hi la posició de conducció. Però mentrestant ens perseguien amb vehemència i fent molt de soroll.
Enmig de la idea ‘el Benjamí ens posa pegues’, que havia calat després de tres anys, va haver-hi un cas prou notable. En realitat la Comissió d’Informàtica hi era des de molt abans que jo arribés al govern i era una bona idea. Imagineu un alt càrrec a Renfe, criticat perquè ‘posa pegues’ no deixant comprar trens que no passen per túnels. Amb el bonic que fa anunciar la compra de trens!
És el que hi havia.
Una directora general va escriure, a mitjan agost de 2018, per a dir-me que estàvem posant obstacles a una bona iniciativa digital seva. Mai no m’arribaven els motius de rebuig de la Comissió d’Informàtica si la cosa no es complicava. Ho solien resoldre entre tècnics. D’aquest cas no en sabia res. A l’agost el nostre personal implicat era de vacances. Un tema de contractació (que solia suposar nou mesos) podia esperar dues setmanes d’agost. No li va agradar que no contestés immediatament.
Els nostres tècnics m’explicaren que en realitat eren ells, qui esperaven. Havien rebut un projecte incompatible amb tot el que teníem per allò mateix –signatura i custòdia de documents legals. Era un cas nou d’ús en mobilitat i ens interessava tenir una forma nova de fer-ho. Serviria per a ells i la resta. Però en comptes de rebre un sí a la trobada per a parlar-ne, havien tornat a enviar el mateix projecte a la Comissió d’Informàtica.
Aquella directora general va fer política (vull aquest tren) en comptes de polítiques (quins trens podem comprar amb els túnels que tenim). El karma va fer que la següent legislatura fos la consellera de la direcció general tecnològica. Per això em demanava si encara existeix, la Comissió d’Informàtica 😁
Podíem mecanitzar barreres d’aparcaments? Sí. Tant és així que vàrem ser el primer país a tenir una xarxa IoT pròpia, amb cobertura a tot el territori. També teníem una plataforma Sentilo per a gestionar els dispositius. Estàvem disposats a ajudar sempre, però abans de comprar i per a dir què tenim.
Podíem mecanitzar llocs de treball mòbils? Segur que sí, però fent solucions compatibles amb l’arxiu general que teníem –un dels primers de l’estat– que incloïa el nostre registre lliure, open source, que va guanyar un premi europeu.
Però, tanmateix, teníem molts polítics fent política i pocs tècnics fent polítiques.
És un miracle, sobreviure-hi una legislatura ‘posant pegues’ quan, en realitat, has gestionat raonablement bé una cosa tan important com el ‘vendor management’. Vaig aprendre coses que no tenen preu, això sí. Espero haver-vos-en transmès una petita part.
Imatge de la capçalera: Antoine Beauvillain a l’Unsplash.